Für die Gestaltung des Newsletters, das Versandmanagement und die Abonnentenverwaltung bietet sich eine professionelle Lösung an, die gängigsten sind cloud-basiert. Die Software selbst samt Ihrer Daten werden also auf dem Server des Anbieters gespeichert, die Bedienung erfolgt betriebssystemunabhängig mit einem Browser.
Datenschutz
Die Speicherung und Verarbeitung der Daten in der Cloud ruft die Juristen auf den Plan. Bei der Auswahl des Anbieters sollte deshalb darauf geachtet werden, dass der Service konform mit der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGO) ist.
Das gilt sowohl für die Datenverarbeitung, als auch das Anmeldeverfahren (siehe Recht). Es empfiehlt sich, die Vorschriften einzuhalten, weil sonst Abmahnungen und Bußgelder drohen.
Whitelisting
Ein weiteres Kriterium bei der Suche nach dem geeigneten Anbieter ist dessen Teilnahme an einem Zertifizierungsprogramm für E-Mail-Sender. Erfüllt dieser die Kriterien, wird er auf eine Positivliste (Whitelist) aufgenommen, seine Versandserver werden als vertrauenswürdig eingestuft. E-Mails aus dieser Quelle werden dann von Internet-Service-Providern (ISP) nicht mehr auf Spamverdacht überprüft, die Newsletter erreichen also die Abonnenten mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit.
Eine zentrale Anlaufstelle für Newsletter-Whitelisting in Deutschland ist die Certified Senders Alliance (CSA), eine Initiative von eco, dem Verband der Internetwirtschaft. Bei CSA-Teilnehmern sollen Newsletter-Zustellraten von mehr als 99 Prozent möglich sein.
Funktionen
Das dritte Kriterium bei der Wahl des Anbieters sind die in der Lösung enthaltenen Funktionen. Dazu zählen insbesondere:
- Drag-and-Drop Editor: Mit diesem lassen sich die Inhalte unkompliziert einpflegen
- Segmentierung: Zur Aufteilung der Abonnenten nach verschiedenen Kriterien.
- Anmeldeformular: Bereitgestellt (auch als Widget) zur Integration in die eigene Webseite
- Abmelde- und Bouncemanagement: So bleibt die Abonnenten-Datenbank immer aktuell.
- Statistik: Tracking des Leserverhaltens und statistische Auswertung der Ausgaben.
- A/B Testing: Damit lassen sich verschiedene Varianten testen und die Erfolge abgleichen.
Zusätzlich sind folgende Funktionen nicht notwendig, aber eine schöne Ergänzung:
- Personalisierung: Die Möglichkeit, individuelle Inhalte ausliefern zu lassen.
- Schnittstellen: Um die Lösung sehr einfach mit anderen Systemen (CRM, CMS etc.) zu verbinden.
- integrierte Bildbearbeitung: Erleichtert die Anpassung der grafischen Inhalte.
- Team-Funktion: Rechte- und Aufgabenverwaltung zur Möglichkeit, Newsletter gemeinsam zu erstellen.
Templates
Das Newsletterdesign wird mit Templates (Vorlagen) umgesetzt. Neben der individuellen Programmierung können auch fertige Designs erworben werden. Die meisten Anbieter stellen bereits eine umfangreiche Auswahl zur Verfügung.
Erfolgsentscheidend ist ein so genanntes Responsive Design: Wie bei Webseiten passt sich dabei die E-Mail an die Größe des Endgeräts (Smartphone, Tablet, Desktop) an und stellt so eine optimale Darstellung sicher.
Kosten
Als letztes Kriterium spielen die Kosten eine Rolle. Viele Anbieter bieten einen kostenlosen Grundtarif an. In diesem sind die Zahl der Abonnenten, die Menge der verschickten E-Mails pro Zeitraum oder eine Kombination aus beiden beschränkt.
Wird es kostenpflichtig, gibt es Prepaid-Tarife, wo vorab Guthaben erworben werden, die dann mit den Aussendungen verbraucht werden. Manche Anbieter setzen auf Abo-Tarife. Hier bezahlt man entweder pro Empfänger und kann dafür häufig unbegrenzt viele E-Mails verschicken.
Welches Kostenmodell das richtige ist, hängt letztlich von der Zahl der Abonnenten und der Newsletter-Frequenz ab.
Anbieterwechsel
Für den Anbieterwechsel kann es vielfältige Gründe geben. Grundsätzlich ist es bei den cloud-basierten Anbietern möglich, die Abonnenten-Daten in ein gängiges Format zu exportieren und bei einem neuen Anbieter wieder zu importieren.
Schwieriger wird es bei den verwendeten Templates. Sofern sie nicht ohnehin vom Anbieter selbst angeboten wurden, haben sie häufig softwareseitige Eigenarten, die bei einem neuen Anbieter nicht unbedingt auch funktionieren. Hier kann also unter Umständen ein neues Design notwendig werden.